Kata Mutiara

"Perjalanan menempuh 1000 mil dimulai dari satu langkah pertama"

Selasa, 29 Juni 2010

Alhamdulillah..Terima kasih ya Rabb..


"Ya Allah, yang Maha melepaskan kesulitan, yang menghilangkan kesedihan, yang memenuhi permohonan orang-orang yang dalam keadaan terpaksa, Yang Maha Pengasih dan Penyayang di dunia dan akhirat. Amin"

Alhamdulillah... Terima kasih ya Rabb,
Puji syukur atas segala nikmat dan karunia yang telah engkau berikan padaku. Akhirnya aku dapat menyelesaikan tesisku tepat waktu dan lulus sidang pada tanggal 17 Juni 2010, setelah hampir 1,5 tahun berada di program Magister S2 Teknik Elektro ITB Bandung.

Alhamdulillah... Terima kasih ya Rabb,
Aku sudah mendapatkan pekerjaan di saat aku sedang berjuang menyelesaikan Tesis. Sehingga saat aku tidak lagi beraktifitas sebagai mahasiswa, aku sudah langsung mendapatkan aktifitas baru sebagai karyawan di salah satu perusahaan.
Sambil menanti acara Yudisium di Sabuga – ITB Bandung pada tanggal 17 Juli 2010, aku menikmati aktifitas baru dengan bekerja dan terus berkarya.

Alhamdulillah... Terima kasih ya Rabb,
Uang beasiswa setiap bulannya yang selama ini untuk membantu kegiatan belajar, telah tergantikan menjadi kompensasi bulanan dari perusahaan tempat aku bekerja sekarang.

Alhamdulillah... Terima kasih ya Rabb,
Untuk Mama, Papa, kakak-adik, dosen pembimbing, pemberi Beasiswa, team tesis dan rekan-rekan semua yang telah banyak membantu baik moril maupun spirituil, terimakasih banyak atas bantuannya.

Ya Alloh..
Ajari aku untuk selalu mencintai.. ketika dalam mencintai aku sering tersenyum, ajari aku untuk slalu tersenyum dan gembira..
Ajari aku untuk selalu bernafas lega ketika dadaku sesak oleh begitu banyak kekhawatiran dan ketidak beranian..

Ya Alloh.. semoga aku ..
Lebih ingin menolong drpd ditolong,,
Lebih ingin menghibur drpd dihibur..
Lebih ingin memaafkan drpd dimaafkan..
Lebih ingin memberi drpd diberi..
Lebih ingin mencintai drpd dicintai..

Ya Alloh
Terima kasih atas apa yang telah Engkau berikan kepadaku selama ini
Sedih … Bahagia
Susah … Senang
Air mata … Tawa canda
Semua berbaur menjadi satu nikmat yang Engkau berikan

Ya Alloh
Terima kasih atas rejeki dan barokah yang selama ini Engkau berikan kepadaku
Atas usia yang semakin mendekati batas yang telah Engkau tetapkan

Ya Rabb
Jadikan aku anak yang senantiasa berbakti bagi kedua orang tuaku
Jadikan aku seorang yang senantiasa membahagiakan bagi orang-orang disekitarku
Jadikan aku wanita mulia bagi pendamping hidupku

Lindungi aku dari segala keburukan
Dekatkan aku dengan segala kebaikan

Amin....

Mensyukuri setiap tetesan nikmat yang telah diberikan oleh-Nya disetiap detik kehidupanku

Bye..Bye.. Manual


Tak perlu menjadi ahli telematika atau pakar gadget dulu untuk mengoptimalkan aplikasi berbasis web. Toh, sekarang ini internet sudah ada di mana-mana. Di kantor, di rumah, di kafe, bahkan di ponsel. Masa iya, hanya dipakai untuk membuka akun facebook? Berikut ini beberapa aplikasi yang mudah dan gratis untuk diterapkan dalam pekerjaan sehari-hari. Istilahnya cloud computing, ketika semua aplikasi dijalankan secara online. Berikut ini 6 cara yang bisa dicoba untuk melancarkan pekerjaan Anda.

1. MUDAH KIRIM HI-RES
Anda diminta klien untuk segera mengirim foto-foto? Hal ini tak masalah dengan adanya e-mail. Namun faktanya, mengirim file dalam kapasitas bermega-mega byte via e-mail ternyata menyebalkan. Satu foto saja belum tentu sampai, apalagi puluhan, atau ratusan foto.
Triknya, gunakan aplikasi pengirim file dari Yousendit.com. Tak hanya foto, Anda juga bisa mengirim bentuk file lain dalam ukuran besar, seperti e-book, musik, atau video hingga 1 GB ke alamat e-mail tujuan dengan member link untuk mengunduh file. Fasilitas pengirim lain yang gratis bisa dijalankan dengan Dropsend (www.dropsend.com), Sendspace (www.sendspace.com), dan Largefilesasap (www.largefilesasap.com).

2. AKSES DI MANA SAJA
Anda biasa bekerja dengan beberapa device sekaligus? Di komputer kantor, laptop, komputer rumah, lalu gadget pintar Anda. Bolak-balik memindahkan data dengan USB atau mengirimkannya ke e-mail sendiri, tampaknya merepotkan. Masalah ini bisa diatasi dengan meng-install Dropbox (www.dropbox.com).
Dropbox bisa di-install di dua, tiga, atau berapa pun juga komputer yang biasa Anda gunakan. Juga bisa digunakan pada Operating System yang berbeda, MAC, PC Windows atau Linux. Setelah ter-install, daftarkan username Anda. Setiap kali Anda menghidupkan komputer, otomatis Dropbox akan melakukan sync (sinkronisasi).

Semua file yang Anda sinkronisasikan dapat diakses melalui web agar dapat diakses saat Anda tidak berada di komputer Anda. Misalnya jika Anda menambah atau mengubah dokumen di PC Anda di rumah, Anda juga dapat mengakses dokumen yang sama dari PC di kantor atau melalui web. Hebatnya lagi, aplikasi ini juga bisa digunakan untuk pengguna ponsel dan Iphone.

Selain Dropbox, bisa juga menggunakan Live Mesh milik Microsoft yang bisa menampung data hingga kapasitas 5 GB. Live Mesh bisa disinkronkan dengan ponsel yang berbasis Windows Mobile. Sedangkan bagi pengguna Blackberry, atau ponsel berbasis Operating System Android, bisa menggunakan aplikasi gratis dari Sugarsync.

Dropbox, Live Mesh, atau Sugarsync ini sangat efektif untuk menyimpan data yang sering diakses atau masih dalam taraf pengerjaan. Namun, untuk mem-back up atau mengarsip file atau data yang sifatnya sudah tidak akan lagi diutak-atik, sebaiknya menggunakan media storage online seperti Adrive atau Box.net.

3. GUDANG MODERN UNTUK ARSIP
Selama ini, di mana Anda menyimpan semua file digital pekerjaan Anda? Umumnya di komputer kantor atau di laptop pribadi. Pernahkah Anda membayangkan apa yang terjadi jika suatu saat terjadi ‘kecelakaan’ dan data Anda musnah begitu saja (crashed)? Untuk mengantisipasi terjadinya ‘bencana’ ini, lakukan back up data. Cobalah aplikasi gratis dari Adrive (www.adrive.com), aplikasi ini bisa menyimpan data dari berbagai format, antara lain DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, dan PPT, dengan kapasitas hingga 50 GB.

Lebih dari itu, Anda bisa pilih up grade fasilitas storage yang lebih besar (berbayar tentunya). Arsip tulisan, presentasi, maupun spreadsheet Anda akan aman dalam jaringan, meski hard disk Anda crashed.
Jaringan online memungkinkan Anda mengakses dokumen dari komputer mana pun dan saat berada di mana pun.

Jika file Anda berupa foto dengan format JPG, Anda perlu mengunduh aplikasi dari Flickr berupa Flickr Uploadr di http://www.flickr.com/tools/uploadr/. Dengan cara ini, Anda bisa memunggah file foto dalam format GIF, JPG, dan PNG. Selain lebih cepat, juga lebih mudah dibanding harus memunggah dengan cara manual (satu demi satu). Apalagi jika koneksi internet di kantor atau di rumah sedang lamban.

Caranya, setelah aplikasi Flickr Uploadr ter-install di komputer Anda, klik upload, lalu pilih add, kemudian klik foto-foto pilihan yang akan Anda punggah. Setelah itu, klik sign in dan log in dengan akun yahoo Anda untuk terhubung pada laman akun Flickr. Untuk Anda yang memiliki akun gmail, dengan cara yang sama, Anda bisa menyimpan file di Picasa (picasa.google.com), dan Box.net (www.box.net).

4. KERJAKAN TUGAS KANTOR DI WEB
Untuk mempercepat dan mengefisienkan pekerjaan, sudah banyak produsen yang membuat web office. Web office ini merupakan bagian dari teknologi Cloud Computing. Artikel ini, misalnya, ditulis di Google Docs secara offline. Setelah hampir selesai, disambungkan ke internet untuk disinkronisasi ke dalam file di Google Docs.

Google Docs adalah salah satu contoh web office yang paling populer, sebab cara penggunaannya simpel dan gratis. File yang bisa dikerjakan secara online ini berbentuk dokumen (DOC, DOCX, RTF), spreadsheet (XLS, XLSX), serta presentasi (PPT, PPTX). Caranya, cukup log in menggunakan akun gmail Anda. Aplikasi ini juga bisa digunakan untuk file sharing, artinya file yang sedang dikerjakan bisa diakses oleh teman satu tim Anda (atas izin Anda) untuk bisa diedit atau dilengkapi bersama.

Selain itu, ada pula aplikasi bernama Eyeos (www.eyeos.com), yang bisa dicoba. Tampilannya menarik, menggunakan ikon-ikon yang centil. Uniknya, Eyeos ini tidak hanya memiliki docs untuk bekerja, tetapi juga dilengkapi aplikasi untuk mengedit foto, address book, kalender, media player, bahkan beberapa games, layaknya sebuah Operating System (OS).

Web office ada juga versi gratisnya di Zoho (www.zoho.com). Berbeda dari Google Docs yang simpel, Zoho seperti paket premium dari sebuah web office yang sesungguhnya, karena dilengkapi dengan database online, project management, web conference, dan banyak lagi (tentu tidak semuanya digratiskan).

5. SHARE PEKERJAAN
Anda sering kali harus bekerja dalam tim? Saatnya Anda mencoba cara penyimpanan file lewat aplikasi web yang bisa di-share ke orang lain. Untuk file dalam format dokumen, foto, gambar, video dan musik, aplikasi yang populer adalah menyimpannya ke dalam 4shared (www.4shared.com).

File dalam bentuk PDF atau PPT, berupa e-book, dokumen bisnis dan presentasi makalah, simpan di Scribd (www.scribd.com). Ketika mendadak diminta menjadi pembicara seminar, dan Anda tak sempat fotokopi makalah presentasi, cukup punggah file Anda ke Scribd dan berikan link-nya kepada peserta makalah untuk mengunduhnya.

Dengan cara yang sama, Anda bisa menerbitkan buku karya Anda via aplikasi ini, menginformasikan link-nya sehingga bisa diunduh secara gratis. Sebaliknya, Anda juga bisa mengunduh buku-buku yang sengaja di-share secara gratis.

6. MENGEJAR BERITA
Kalau Anda sudah punya akun gmail, Anda bisa memanfaatkan aplikasi Google Reader. Bisa dibilang, ini koran digital. Anda tak perlu membuka satu per satu laman berita. Cukup buka reader, semua berita dari semua media yang telah Anda daftar sebagai pelanggan, otomatis tersaji secara cepat.

Bagi Anda yang awam tentang cara kerjanya, Google Reader akan memberikan keterangan dengan petunjuk yang mudah dipahami. Google juga akan memilihkan topik-topik apa yang Anda sukai dan menarik dibaca, dari dalam dan luar negeri.

Dalam negeri misalnya, feed (bacaan) sesuai kategori yang bisa Anda ikuti misalnya, dari laman Vivanews, Fashionesedaily, dan sebagainya. Sedangkan dari luar negeri, ada feed The Kitchn untuk yang butuh perkembangan dunia kuliner dan up date resep terbaru. Atau The Style Files untuk berita fashion terkini. Anda juga bisa follow teman atau profil leader di profesi Anda yang Anda anggap up to date dengan perkembangan informasi terkait bidang Anda. Tentunya untuk yang sudah lebih dulu menggunakan Google Reader.

Tidak hanya itu, Google Reader juga akan memilihkan feed yang setiap hari dibaca oleh para tokoh, seperti Arianna Huffington, Editor in Chief Huffington Post, atau Cathy Horyn, pengamat fashion dari The New York Times. Juga bacaan yang dibaca beberapa tokoh lainnya menurut pilihan Google Reader.

Cara lainnya, gunakan aplikasi Feed Demon (www.newsgator.com). Prinsipnya sama dengan Google Reader, tetapi bentuknya bukan berbasis web, melainkan aplikasi yang perlu di-install ke desktop atau laptop. Kelebihannya, tidak ribet jika Anda hendak membaca secara offline. Feed Demon akan otomatis mengunduh setiap feed yang Anda buka sehingga bisa dibaca setiap saat tanpa membutuhkan koneksi internet.

[Dari femina 1 / Ficky Yusrini-2010]

Jumat, 12 Februari 2010

Enterprise Resource Planning (ERP)

Apakah ERP?

Adalah sistem aplikasi yang mendukung perencanaan dan kontrol operasional sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya perusahaan seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, bahan baku dan kapasitas produksi

Sejarah munculnya ERP

* Dimulai dari konsep manufaktur 25-30 tahun yang lalu, yang memperkenalkan mekanisme untuk menghitung material yang dibutuhkan, kapan diperlukan dan berapa banyak
* Konsep ini dikenal dengan nama MRP (Material Requirement Planning)
* MRP berevolusi menjadi MRP II (Manufacturing Resource Planning) yang melingkupi faktor tambahan seperti perencanaan jangka panjang, master scheduling, rough cut capacity planning dan shoop floor control
* MRP II ini sudah memasukan unsur pengawasan dan pelaporan
* Setelah MRP II, perusahaan menyadari bahwa banyak hal harus dipadukan antara lain keuangan, peramalan, sales order, analisa sales, distribusi, quality control, dan sistem pelaporan dan monitor yang lebih lanjut
* Sistem informasi terpadu ini disebut ERP (Enterprise Resource Planning)


Apa saja ERP yg ada?

* SAP
* JDE
* BAAN
* Oracle
* MFGPro
* dst

Apa yang ada di dalam ERP?

* Financial System : General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling
* Operation System : General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management
* Human Resources System : Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management

Apa yang ditawarkan ERP?

* Integrasi data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik
* Standarisasi proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
* Standarisasi data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda

Keuntungan yg bisa diukur

* Penurunan inventori
* Penurunan tenaga kerja secara total
* Peningkatan service level
* Peningkatan kontrol keuangan

Memilih ERP

Latar Belakang

* Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yg salah bisa menjadi mimpi buruk
* ERP yg berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain
* Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat
* Bahkan dalam beberapa kasus yg ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yg ada
* Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yg didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yg efektif
* Tidak ada software atau sistem informasi yg bisa menutupi business strategy yg cacat dan business process yg berlubang

Secara fakta, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal


3 Syarat sukses memilih ERP

1. Knowledge
2. Experience
3. Selection Methodology


Knowledge & Experience

* Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar
* Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan
* Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan
* Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup

Metodologi

* Adalah struktur proses seleksi yang harus dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP
* Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple
* Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP (BK. Khaitan, weblink http://www.expresscomputeronline.com/20030505/tech2.shtml)
* Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software


Analisa Business Strategy

* Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
* Adakah competitive advantage yg ingin dicapai?
* Apa business strategy perusahaan dan objectives yg ingin dicapai?
* Bagaimana business process yg sekarang berjalan vs business process yg diinginkan?
* Adakah business process yg harus diperbaiki?
* Apa dan bagaimana prioritas yg ada dan adakah action plan yg disusun untuk mencapai objectives dan prioritas tsb?
* Target seperti apa yg harus dicapai dan kapan?

Analisa People

* Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP?
* Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
* Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
* Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?
* Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?
* Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?

Analisa Infrastruktur

* Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yg sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)
* Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
* Apa infrastruktur yg harus disiapkan?

Analisa Software

* Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
* Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari
* Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia
* Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan

Implementasi ERP

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:

* ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsung hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yg akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan
* ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya.
* Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan
* Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yg lebih terjamin keberhasilannya

Gagalnya ERP

* Waktu dan biaya implementasi yg lebih dari yg dibudgetkan
* Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
* Strategi operation tidak sejalan dengan design business process dan pengembangannya
* Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yg baru

Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:

1. Kurangnya komitmen top management
2. Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
3. Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
4. Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
5. Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
6. Kesalahan penghitungan waktu implementasi
7. Tidak cocoknya software dgn business process
8. Kurangnya training dan pembelajaran
9. Cacatnya project design & management
10. Kurangnya komunikasi
11. Saran penghematan yang menyesatkan

Kamis, 11 Februari 2010

2 Axis ABC Analysis

2 Axis ABC Analysis

ABC analysis to help us better on handling customers, suppliers and materials

Customer Analysis



Implikasi thd Service Level

* Strategic customer harus dijaga dgn sebaik-baiknya, service level utk customer di kelompok ini harus diatas rata-rata kompetitor
* Pembuatan proyeksi kebutuhan dan perencanaan yg baik thd order key customer akan meningkatkan profitability shg menggeser key customer ke area yg lebih dekat ke strategic customer. Service level di average agar tidak menurunkan profitability lebih jauh
* Product availibility utk potential customer harus cukup tinggi shg perusahaan bisa mendorong customer utk meningkatkan ordernya
* Mundane customer akan bergeser ke potential customer jika cost related thd order customer bisa dikurangi atau dihilangkan (minimum service level is enough)

Service Level

* Availability: ketersediaan produk dalam jangka waktu order yg tertentu
* Order cycle: waktu yg dibutuhkan utk menyediakan produk dari mulai order customer masuk hingga produk diterima oleh customer
* Communication: kemampuan perusahaan utk menyediakan informasi yg akurat dan tepat waktu thd order customer, seperti status produk, order tracking, back order status, order confirmation dan permintaan informasi produk

Analisa Bahan dan Barang

* Berdasarkan tingkat kepentingan
* Berdasarkan tingkat kesukaran utk mendapatkan (lead time, jumlah suplier terbatas, proses pembelian yg rumit, user requirement yg spesifik, dsb)
* Berdasarkan value (volume x harga)

Material Analysis



Usulan Strategi Penyediaan Bahan

* Strategic material harus dijaga dan dicek stoknya setiap hari. Buffer stock dan safety stock harus ada utk menjamin kelangsungan produksi. Kontrak dgn suplier harus dilakukan. Lakukan inspeksi ke suplier utk memastikan kapasitas produksi suplier memenuhi kebutuhan perusahaan. Contingency plan harus ada utk memback up kondisi darurat.
* Perencanaan order key material harus disusun agar stok level tidak berlebih. Blanket order bisa dilakukan utk mendapatkan harga yg lebih kompetitif dari jumlah pembelian yg besar, dgn lot size kirim yg kecil dan frekuensi pengiriman yg lebih sering. Pengecekan stok bisa dilakukan dua kali seminggu.
* Product availibility utk important material harus dipastikan dgn cara menyiapkan safety stock, kontrak dgn suplier sebaiknya dilakukan utk menjamin kelancaran order. Bahan ini dicek setiap hari utk memastikan ketersediaannya.
* Regular material diorderkan utk kebutuhan 1 bulan. Pengecekan cukup 2 minggu atau 1 bulan sekali.

Usulan Strategi Penyediaan Spare Parts

* Strategic spare parts harus dijaga dan dicek stoknya setiap hari. Buffer stock dan safety stock harus ada utk menjamin kelangsungan produksi. Kontrak dgn suplier harus dilakukan, terutama untuk menjamin reliability pengiriman. Contingency supplier harus ada utk memback up kondisi darurat.
* Perencanaan order key spare parts harus disusun agar stok level tidak berlebih, tapi cukup untuk menjamin kelancaran operasional. Negosiasi dgn supplier utk minta mereka menyimpan stok di gudang supplier atau konsinyasi di gudang perusahaan
* Product availibility utk important spare parts harus dipastikan dgn cara menyiapkan buffer stock, kontrak dgn suplier sebaiknya dilakukan utk menjamin kelancaran order. Bahan ini dicek setiap hari utk memastikan ketersediaannya.
* Regular spare parts diorderkan utk kebutuhan 1 bulan. Pengecekan cukup 2 minggu atau 1 bulan sekali.

Supplier Perfomance Analysis



* New Supplier (NS)
* Regular Supplier (RS)
* Highlighted Supplier (HS)
* Preferred Supplier (PS)
* Key Supplier (KS)
* Strategic Supplier (SS)

Penjelasan Hasil Analisa

* Regular supplier adalah supplier kebanyakan yg melayani perusahaan dgn nilai transaksi yg rendah, jumlahnya banyak dan service levelnya masih dibawah standar
* Preferred supplier umumnya berasal dari regular supplier yg mampu memenuhi standar service level yg diharapkan
* Highlighted supplier adalah supplier dgn nilai transaksi yg tinggi dan memiliki masalah dgn service levelnya yg masih dibawah standar
* Key supplier adalah supplier dgn nilai transaksi yg tinggi dan service level memenuhi standar
* Strategic supplier adalah sebagian dari key supplier yg sudah secara konsisten memberikan service level yg tinggi

Usulan Strategi Penanganan Supplier

* Regular supplier sebaiknya diberi kesempatan untuk meningkatkan service level dalam waktu yg singkat. Regular supplier yg mampu menunjukkan usaha utk meningkatkan service level akan masuk ke kelompok preferred supplier
* Setelah jangka waktu tertentu, preferred supplier yg konsisten dgn service level yg memenuhi standar bisa diberi kesempatan utk menyuplai barang/jasa yg lain yg dibutuhkan perusahaan. Dgn naiknya nilai transaksi, maka preferred suppler bisa meningkat menjadi key supplier.
* Penanganan highlighted supplier harus difokuskan utk segera mengembalikan atau meningkatkan service level supplier ke standar. Periode review harus diset dan supplier pengganti harus dipersiapkan jika supplier tidak memenuhi service level setelah masa review
* Key supplier harus diikat dgn kontrak kerja sama utk memastikan agar kepentingan kedua pihak terjaga dgn baik
* Arahan kerja sama dgn strategic supplier bisa berubah menjadi partnership dan bersifat long term relationship. Mungkin saja perusahaan memutuskan untuk melakukan single-supplier di saat tsb.

Tips Membuat Standard Operating Procedures (SOP)

Tips Membuat Standard Operating Procedures (SOP)
Standard Operating Procedures

Apa itu SOP?

SOP adalah 1 set perintah kerja atau langkah-langkah yg harus diikuti untuk menjalankan suatu pekerjaan dgn berpedoman pada tujuan yg harus dicapai (www.iso9000store.com)

Definisi SOP yg lain adalah “detailed, written instructions to achieve uniformity of the performance of a specific function” www.ctru.auckland.ac.nz/medglossary/s.html

Untuk siapa SOP dibuat?

SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan produksi, resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager

SOP akan berbeda untuk pekerjaan yg dilakukan sendirian, untuk pekerjaanyg dilakukan secara tim dan untuk pengawas pekerjaan tsb

Kapan menyusun SOP?

* SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
* SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah dilakukan dgn baik atau tidak.
* Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan trial.
* Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg mempengaruhi lingkungan kerja
* Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP secara teratur

Sepanjang apa SOP disusun?

* Tidak ada aturan yg membatasi panjang pendeknya SOP, karena SOP digunakan oleh berbagai macam orang untuk tujuan yg berbeda, dgn tetap harus lengkap dan akurat
* Walau demikian, SOP yg ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana, dengan demikian sebuah prosedur kerja yg panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (seperti dipisah menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian)

Siapa yg membuat SOP?

Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yg terdiri atas:

1. Penulis SOP (author)
2. Pelaksana di lapangan (employee)
3. Pengawas lapangan (supervisor)
4. Atasan pengawas (manager)

Keuntungan adanya SOP

* SOP yg baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi antara pelaksana dan pengawas, dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten
* Para pekerja akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yg harus dicapai dalam setiap pekerjaan
* SOP juga bisa dipergunakan sbg salah satu alat training dan bisa dipergunakan untuk mengukur kinerja karyawan

Sistem, Prosedur & Langkah

* Sistem yg ada dalam setiap perusahaan adalah sistem pemasaran, sistem produksi, sistem keuangan dan sistem pengembangan SDM. Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh sistem-sistem ini bisa berjalan dan bekerja sama
* Setiap sistem disusun atas beberapa prosedur kerja. Sebagai contoh, sistem produksi terdiri atas prosedur perencanaan produksi, prosedur permintaan bahan, prosedur pelaksanaan produksi, prosedur pengawasan produksi, prosedur penyerahan hasil produksi, dan prosedur pembuatan laporan produksi
* Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yg menyusun sebuah prosedur. Dalam pelaksanaan, langkah-langkah ini adalah tempat terjadinya variasi kegiatan antara pelaksana yg berbeda jika prosedur tidak dibakukan.

Manager menggunakan standard operating procedures (SOP) untuk memastikan agar setiap orang mengikuti langkah-langkah yg sama setiap kali menjalankan prosedur

Tips Menyusun SOP

* Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
* Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
* Gunakan prinsip “Ceritakan apa yg akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan”
* Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik yg harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
* Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat pasif
* Buat draft terlebih dahulu
* Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
* Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yg sama akan dirasakan oleh pembaca

Panjang vs Pendek

Panjang:

Gunakan lap biasa utk membersihkan kotoran dan noda dari mesin, atau keringkan dgn lap tebal jika ada bagian yg basah

Singkat:

Bersihkan kotoran dan noda dari mesin
a. Gunakan lap biasa utk menghilangkan kotoran
b. Gunakan lap tebal utk mengeringkan bagian yg basah

Jelas vs Tidak Jelas

Tidak jelas:

Berat dari afal yg dihasilkan harus dicatat di dalam buku laporan hasil produksi

Jelas:

Catat berat afal yg dihasilkan di buku laporan hasil produksi

Bertele-tele vs Ringkas

Bertele-tele:

Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua tinta yg pernah digunakan sebelum Anda menyimpan tinta lain yg berbeda warnanya

Ringkas:

Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna lain

Tips Penulisan SOP

* Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang
* Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk menjalankan kegiatan
* Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
* Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan kegiatan

Tingkat Rincian

* Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan dgn seragam oleh semua pekerja. Hilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur
* Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan muncul
* Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart utk prosedur yg bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya pola langkah yg panjang, berantakan dan susah utk dimengerti

Format SOP

* Nama dan logo perusahaan
* Halaman
* Judul
* Kode identifikasi dan kontrol dokumen
* Tujuan
* Lingkup
* Penanggung jawab
* Prosedur
* Kalkulasi/penanganan data/dokumen yg diperlukan
* Penanganan masalah

Kapan Perlu Working Instruction?

* Jika ada 2 pekerja yg sudah ditraining, menjalankan 1 SOP yg sama dgn cara berbeda
* Tujuan utama adalah pelaksanaan kegiatan yg konsisten

Ringkasan

* Standard operating procedures adalah alat yg baik utk membakukan pelaksanaan suatu kegiatan
* Sop yg baik harus singkat, jelas, ringkas, komplit, obyektif dan koheren
* Prosedur harus berisi semua langkah yg penting akan tetapi tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa terjawab
* Jika diperlukan, gunakan working instruction utk menjelaskan langkah SOP lebih rinci

Down time vs Capacity

Klasifikasi waktu
Productive time = waktu yg dihabiskan oleh mesin untuk menghasilkan output yg sesuai standar, termasuk di dalamnya produk trial
Non-productive time = waktu yg digunakan oleh mesin dalam kondisi tidak berproduksi atau menghasilkan produk yg sub-standard
Down time factor = penyebab terjadinya Non-Productive Time

Berdasarkan definisi di atas, maka aktivitas ‘trial production’ (untuk membedakannya dgn regular/normal production) menjadi bagian dari productive time, walaupun pada kenyataan di lapangan, pd saat trial, sering terjadi mesin harus mengalami perubahan setting yg berulang atau naik turun mold utk adjustment.

Trial = Productive
Kinerja plant diukur dari produktivitas & kapasitas yg digunakan
Jika trial = downtime, maka trial = non-produktif
Jika trial <> produktif maka plant tidak mau trial
Jika tidak ada trial -> tidak ada pengembangan produk dan inovasi

Sebaliknya, jika output yg dihasilkan adalah produk yg tidak memenuhi standar produksi, maka selayaknya waktu yg digunakan dianggap sebagai non-productive time

Sub-Standard = Non-Productive
Waktu yg habis saat memproduksi produk sub-standard tidak bisa kembali -> rugi waktu
Waktu utk produk sub-standard = Kapasitas sudah terpakai -> Non-Productive
Total produk standard + total produk sub-standard = total produk yg seharusnya bisa dihasilkan berdasarkan kapasitas yg sudah terpakai

Penyebab non-productive time adalah down time factor, yg bisa digolongkan menjadi:

1. Setup
2. Preventive Maintenance
3. Internal Production Problem
4. External Production Problem
5. Others


A. Setup adalah down time yg terjadi karena adanya proses set up

* Dimulai dari pemasangan mold atau menyalakan mesin, hingga mulai didapat produk dgn kualitas yg standard
* Downtime setup hanya diperhitungkan utk produksi yg regular (tidak utk trial running/trial production)
* Tipe downtime ini tidak dapat dihilangkan tapi bisa diminimalkan
* Metoda meminimalkan down time setup dikenal dgn nama Single Minute Exchange of Die (SMED)


B. Preventive Maintenance adalah downtime yg terjadi karena ada proses pemeliharaan mesin yg menyebabkan mesin harus berhenti

* Tanpa preventive maintenance akan menyebabkan downtime machine breakdown & produk sub-standard
* Preventive maintenance ini tidak dapat dihindari dan biasanya meningkat seiring dgn bertambahnya umur mesin
* Salah satu pendekatan yg digunakan utk memaksimalkan umur mesin dan waktu produktif mesin adalah Total Productive Maintenance (TPM)

C. Internal Production Problem adalah downtime yg terjadi karena ada masalah yg terjadi di area produksi

* Yang masuk diantaranya adalah Machine Mechanical Part Problem, Machine Electronic Part Problem, Mold Problem, Utilities/auxiliaries Problem, Process Problem, Quality Problem, dan People Problem
* TPM bisa dilakukan utk meminimalkan machine part problem, termasuk untuk utilities (misalnya kompressor & chiller) serta mold
* Untuk meminimalkan process problem dan quality problem (yg kadang sulit untuk memisahkan kedua jenis problem ini) serta people problem, maka keberadaan standard operating procedures, training, feedback dan kontrol menjadi faktor penentu

D. External Production Problem adalah downtime yg terjadi karena ada masalah yg berasal dari luar lingkup produksi

* Electricity Cut-out/Instability
* Raw Material Shortage
* No Order


E. Others adalah downtime yg terjadi karena masalah yg lain dari yg tertera di atas

* Stock Count
* Holiday
* Machine moving


Baseline Capacity Measures

Maximum Capacity = ‘theoritical’ capacity, yaitu kapasitas yg bisa dicapai mesin selama 24 jam sehari selama 365 hari, tanpa adanya downtime

Optimum Capacity = kapasitas optimal mesin dgn mempertimbangkan downtime utk preventive maintenance dan jumlah setup maksimum per periode waktu tertentu

Normal Capacity = kapasitas yg bisa tercapai dalam kondisi normal, dgn menggunakan cycle time dan cavity (rate output) yg pernah tercapai per periode waktu tertentu

Actual Capacity = kapasitas yg sesungguhnya dicapai oleh operasional berdasarkan cycle time dan downtime per periode waktu tertentu

Targeted Capacity = kapasitas yg dibuat oleh top manajemen yg digunakan dalam perhitungan business plan dan menjadi target bagi tim produksi per periode waktu tertentu

Capacity Block Diagram

Capacity – Output or Input?

* Kapasitas bisa diukur berdasarkan output ataupun input
* Kapasitas mesin bisa diukur berdasarkan rate output-nya per jam -> 1000 pcs/jam
* Kapasitas plant bisa diukur berdasarkan rate kemampuannya utk sejumlah input, misal utk plant dgn 3 mesin beroperasi 24 jam selama 25 hari per bulan, maka rate kapasitas input-nya -> 1800 machine hour per bulan

Using Output Rate

* Berdasarkan sales planning, akan diproduksi item A sebanyak 2.000.000 pcs per bulan
* Rate output mesin utk menghasilkan item A adalah 1000 pcs/jam
* Jika mesin hanya digunakan 22 jam selama 25 hari per bulan, maka jumlah mesin yg dibutuhkan utk memproduksi item A adalah 3,6 mesin


Using Input Rate
Berdasarkan sales planning, dibutuhkan item sbb:
No Uraian Kebutuhan Cycle Time Cavity
1 Item A 1.000.000 20 detik 4
2 Item B 500.000 20 detik 2
3 Item C 500.000 30 detik 4
4 Item D 250.000 30 detik 2

Jika mesin hanya bisa digunakan 22 jam per hari selama 30 hari per bulan, maka
No Uraian Kebutuhan Waktu

1 Item A 1.000.000 1389 jam

2 Item B 500.000 1389 jam

3 Item C 500.000 1042 jam

4 Item D 250.000 1042 jam

Total waktu yg dibutuhkan = 4861 jam, kapasitas input = 22 jam/hari x 30 hari = 660 jam

Jumlah mesin yg dibutuhkan = 4861/660 = 7,4 mesin

Cost of Capacity - Introduction

* Rate kapasitas manapun yg kita pilih tetap menyebabkan biaya yg harus ditanggung utk menjaga agar kapasitas berada di level yg diinginkan
* Biaya ini yg disebut dgn cost of capacity

Cost of Capacity

* Depresiasi mesin & utilities
* Biaya maintenance mesin, utilities & mold
* Biaya repair mesin, utilities & mold
* Biaya tenaga kerja & training


Cost of Targeted Output Rate

* Jika yg menjadi target adalah rate output maka cost of capacity-nya adalah
* Biaya pembuatan mold dgn tipe & cavity tertentu -> cycle time & cavity
* Biaya utk memastikan agar bahan baku yg digunakan sesuai dgn standar -> cycle time
* Biaya utk memastikan agar utilities tersedia dgn baik -> cycle time

Cost of Targeted Input Rate

* Jika yg menjadi target adalah rate input maka cost of capacity-nya adalah
* Instalasi dan depresiasi mesin & mold -> machine
* Biaya repair & maintenance mesin, mold & utilities -> time availability
* Biaya penyediaan tenaga kerja -> time availability
* Biaya penyiapan controllable contingency plan (thd listrik mati/tidak stabil dan demo karyawan) -> time availability

Capacity and Service Level

* Kapasitas yg disediakan mempengaruhi Service Level perusahaan ke customer
* Kapasitas produksi adalah salah satu indikator kinerja Plant -> Internal Service Level yg mempengaruhi Eksternal Service Level juga pd akhirnya
* Sama seperti Service Level, semakin tinggi target kapasitas, semakin besar biaya yg harus disediakan utk mencapai target tsb

Summary

* Kinerja plant diukur dari produktivitas & kapasitas yg disediakan
* Kapasitas yg disediakan mempengaruhi Service Level perusahaan ke customer
* Ada biaya yg harus ditanggung utk menjaga agar kapasitas berada di level yg diinginkan (cost of capacity)
* Sama seperti Service Level, semakin tinggi target kapasitas, semakin besar biaya yg harus disediakan utk mencapai target tsb

3 Hal Penting dalam Supply Chain

”Apa 3 hal penting di dalam area supply chain yg harus Anda tangani dengan baik?”

Jawaban Anda tentulah akan mengacu pd:
Inventory level
Distribution cost
Service level

Inventory menjadi penting karena menjadi faktor yg juga menentukan service level kepada customer. Bayangkan jika inventory Anda dalam kondisi bermasalah, maka customer tidak akan terlayani dgn baik. Customer minta produk A sejumlah p, sedangkan yg Anda miliki adalah produk Z sejumlah q. Tentu saja customer akan kecewa, dan pada akhirnya mereka akan beralih ke produk yg lain yg sejenis yg disediakan oleh perusahaan kompetitor Anda.

Dengan kata lain, inventory level akan mempengaruhi ketersediaan barang yg siap dijual utk melayani customer. Inventory dibutuhkan utk mengantisipasi ketidakpastian. Ada banyak sumber ketidakpastian, yg pertama tentunya demand dari customer, yg kedua adalah supply reliability. Inventory tidak akan dibutuhkan jika kebutuhan dari customer sudah pasti dan supply reliability 100%

Penyediaan inventory membutuhkan biaya yg tidak sedikit. Biaya terbesar bukanlah dari ongkos penyimpanan, tapi justru cost of capital. Cost of capital jika diterjemahkan secara sederhana adalah biaya yg harus dikeluarkan utk menyediakan inventory sebanyak yg kita perlukan. Cost of capital ini biasanya diperhitungkan dgn cara mengalikan tingkat bunga simpanan di bank dgn nilai total inventori. Mengapa demikian? Karena jika uang senilai inventory itu disimpan di bank selama 1 periode, maka perusahaan akan menerima pemasukan dari bunga bank sebesar nilai inventori dikalikan bunga 1 periode. Contoh sederhana utk cost of capital adalah sbb:

Bayangkan perusahaan Anda memiliki penjualan sebesar 1 milyar per bulan, dgn inventory senilai 20 milyar. Jika bunga per bulan adalah 1%, maka cost of capital adalah sebesar 1% x 20 milyar atau sejumlah 200 juta per bulan. Jika perusahaan berhasil menurunkan inventory menjadi 10 milyar, maka selisih cost of capital menjadi 100 juta. Nilai 100 juta ini jika digunakan utk cash flow perusahaan maka bisa menurunkan jumlah modal yg harus dipinjam ke bank utk keperluan pembiayaan perusahaan, yg pada akhirnya akan menurunkan biaya bunga bank yg menjadi beban perusahaan.

Nilai 100 juta itu sendiri sebanding dgn 1% dari nilai penjualan per bulan.

Distribution cost adalah biaya terbesar berikutnya yg harus dikeluarkan oleh perusahaan utk memastikan agar produknya tiba di tempat pemesan. Umumnya distribution cost berada di kisaran 2% sd 10% dari nilai penjualan. Tergantung dari jenis industri dan sebaran geografis. Semakin luas daerah yg harus dijangkau, semakin mahal biayanya. Dan semakin tinggi persyaratan distribusi, maka semakin mahal biayanya.

Sebagai contoh, biaya distribusi sabun batangan utk pabrik yg ada di Tangerang dan hanya kirim ke Jabodetabek akan berkisar di 0.5 sd 0.7% thd total nilai barang yg dikirim, tetapi jika dikirim ke Jawa Tengah akan menjadi antara 0.9-1.1%.

Pengiriman utk makanan beku yg membutuhkan refrigerated truck akan lebih mahal dibandingkan sabun batangan, akan tetapi biaya distribusi utk Jakarta jika dibandingkan dgn nilai produknya akan ada di kisaran 0.8-1%., tidak terlalu jauh dari persentase biaya kirim sabun batangan . Hal ini terjadi karena nilai produk yg dikirimkan juga lebih mahal dibandingkan sabun batangan, walaupun jumlah unit yg dikirim lebih sedikit dan biaya per trip lebih mahal.

Biaya kirim utk spare part yg dibutuhkan di industri telekomunikasi dan migas akan jauh lebih mahal dibandingkan produk FMCG, karena jumlah yg dikirim juga tidaklah banyak dgn persyaratan yg sangat tinggi. Adakalanya pengiriman spare part diminta utk same day service, dgn demikan moda kirimnya pun menjadi airfreight dgn rate kiriman yg tinggi per unitnya.

Service level menjadi fokus dari area supply chain karena menjadi tolok ukur seberapa baik perusahaan melayani customernya. Service level diukur dgn cara membandingkan order yg diminta oleh customer dgn apa yg dipenuhi oleh perusahaan. 100% service level akan terjadi jika 100% permintaan customer dipenuhi oleh perusahaan.

Penghitungan service level menjadi lebih kompleks karena kemudian customer tidak hanya menginginkan kesesuaian jumlah yg diorder tapi juga ketepatan waktu kirim. Customer merasa bahwa tidak ada gunanya si perusahaan mengirimkan sejumlah yg diorder tetapi datangnya terlambat.

Pertanyaan:

Apa yg akan Anda lakukan jika masuk ke dalam sebuah perusahaan yg kondisinya parah:
Inventory level sangat tinggi, hampir 10 kali lipat dari penjualan per bulan
Biaya distribusi sangat mahal, lebih dari kisaran yg seharusnya
Dan service levelnya sangat rendah, jauh dibawah 60%

Area mana yg akan Anda perbaiki pertama kali, apakah customer service, distribution atau inventory? Mengapa demikian?